MATERI TENTANG MICROSOFT EXCEL

A. MICROSOFT EXCEL 2010

1. Menjalankan Microsoft Excel 2010

• Klik Start menu pilih All Program, kemudian pilih dan klik folder Microsoft Office.
• Pilih dan klik Microsoft Office Excel 2010.

B. PENGATURAN LEMBAR KERJA

Lembar kerja (worksheet) merupakan area kerja dalam excel yang terdiri dari kumpulan sel hasil perpotongan antara kolom dan baris. Sel-sel tersebut digunakan untuk memasukan data dan mengolah data. Pada lembar kerja Excel terdapat 16.384 kolom, dan 1.048.576 baris. Di dalam lembar kerja Microsoft Excel juga terdapat kumpulan Sheet.

1. Menambah dan Menghapus Lembar Kerja

• Menambah = klik tab Insert Worksheet atau tekan tombol kombinasi [Shift] + [F11] di keyboard.
• Menghapus = klik kanan pada tab Sheet yang akan dihapus kemudian pilih dan klik Delete.

2. Mengubah Nama dan Warna Lembar Kerja 

• Mengubah nama = klik kanan pada tab sheet yang akan diubah namanya kemudian pilih dan klik rename.
• Memberi warna = klik kanan pada sheet yang akan diuah warnanya kemudian pilih Tab Color.

C. MENGGUNAKAN DATA

1. Memindahkan Data
Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data, yaitu sebagai berikut.

• Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
• Pilih menu Edit - Cut. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + X pada keyboard atau ikon Cut pada toolbar Standard
• Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan
• Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
• Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru

2. Meng-copy Data
Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data yaitu sebagai berikut.

• Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan 
• Pilih menu Edit - Copy. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + C pada keyboard atau ikon Copy pada toolbar Standard
• Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin
• Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
•  Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru

Pada saat kita menggunakan perintah ikon Paste pada toolbar Standard, terdapat beberapa pilihan yang dapat kita pilih. Pilihan tersebut dapat ditampilkan dengan mengklik tanda panah kecil disebelah kanan ikon Paste yang akan menampilkan pilihan berikut.

• Formulas, menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
• Values, menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus dari suatu sel atau range
• No Borders, menyalin semua isi sel termasuk format yang dimilikinya, tetapi tanpa menyertakan format border (garis bingkai) yang dimiliki oleh sel atau range
• Transpose, menyalin sel dengan mengubah kolom menjadi baris dan baris menjadi kolom
• Paste Link, menyalin sel dengan membuat hubungan antara data yang disalin dengan hasil salinan
• Paste Special, menyalin sel dengan beberapa pilihan tertentu

 D. Memformat Sel

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara mengubah format sel untuk angka, tanggal, waktu, dan teks. Pengaturan format dilakukan melalui menu Format - Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells. Pada bagian ini akan dijelaskan cara mengatur format sel untuk keperluan lainnya seperti mengatur tata letak teks, garis batas, latar belakang, dan proteksi.

1. Format Alignment

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel. Perataan teks atau angka dalam sel sebenernya secara otomatis dilakukan oleh Microsoft Excel, di mana data teks dibuat rata kiri, sedangkan angka dan tanggal dibuat rata kanan. Akan tetapi, kita dapat menentukan perataan teks itu sendiri, yaitu menggunakan tombol Align Left, Center, Align Right, atau Justify pada toolbar Formatting. Selain itu, kita dapat mengatur format perataan teks menggunakan menu Format untuk mengubah posisi rata kiri, kanan, tengah, atas, atau bawah pada suatu sel. Untuk memformat tata letak teks, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Alignment. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Alignment, yaitu sebagai berikut :

a. Text Alignment - Horizontal, menentukan format perataan data secara horizontal. Selain itu, dapat diatur juga jarak indentasi apabila mengatur perataan secara horizontal, dengan mengisi kotak Indent dengan angka yang sesuai

• General, format default yang ditentukan oleh Microsoft Excel. Data teks diformat rata kiri dan angka atau tanggal diformat rata kanan
• Left (Indent), data dalam sel akan diformat rata kiri
• Center, data dalam sel akan diformat rata tengah
• Right (Indent), data dalam sel akan diformat rata kanan
• Fill, data teks atau angka dalam sel akan diulang penulisannya sehingga memenuhi lebar sel
• Justify, data teks dalam sel akan diformat rata kiri dan kanan
• Center Across Selection, memformat data teks atau angka rata tengah terhadap range yang telah dipilih

b. Text Alignment - Vertical, menenttukan format perataan data secara vertikal

• Top, data dalam sel ditulis rata atas terhadap tinggi baris
• Center, data dalam sel ditulis rata tengah terhadap tinggi baris
• Bottom, data dalam sel ditulis rata bawah terhadap tinggi baris
• Justify, data dalam sel akan diformat rata atas dan bawah terhadap tinggi baris

c. Text Control, mengatur data pada suatu sel

• Wrap text, melipat teks ke baris baru atau data akan ditampilkan ke bawah jika lebar sel tidak mencukupi untuk menampung panjang teks
• Shrink to fit, menyesuaikan ukuran huruf suatu teks yang cukup panjang terhadap lebar kolom
• Merge cells, menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu

d. Orientation, menentukan arah penulisan teks. Secara default, teks ditulis secara mendatar atau pada posisi horizontal dengan pembacaan teks dari kiri ke kanan. Akan tetapi, Microsoft Excel XP memberikan kesempatan untuk mengubah bentuk tampilan, yaitu penulisan teks secara vertikal atau miring berdasarkan sudut kecuraman tertentu dengan menuliskan nilai sudut kecuramannya pada bagian Degrees atau dengan menggerakan petunjuk arah teks

e. Right-to-left - Text direction, mengatur cara pembacaan pada suatu sel

4. Lakukan pengaturan perataan sel yang kita inginkan pada kotak dialog Format cells kemudian tekan tombol OK

2. Format Border

Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antarsel. Hal ini sangat berguna untuk membuat tabel-tabel agar terlihat lebih teratur. Untuk mengatur garis pembatas dan bingkai, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya

2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard

3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Border. Beberapa bagian yang terdapat kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

a. Presets, terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :

• None, menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai
• Outline, menampilkan garis pembatas di bagian luar dari sel
• Inside, membuat garis di bagian dalam sel atau di antara sel

b. Border, posisi garis yang diinginkan atau bagian sel yang akan diberi border atau garis pembatas

c. Line - Style, pilihan garis yang dapat digunakan seperti garis putus-putus, garis ganda, dan pilihan lainnya

d. Color, mengubah warna garis

4. Lakukan pengaturan border pada sel yang kita inginkan kemudian tekan tombol OK

Selain menggunakan menu Format, pengaturan border pada sel dapat dilakukan menggunakan ikon Borders pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi border, kemudian pilih jenis garis pembatas dengan cara mengklik ikon Borders pada toolbar Formatting. Pengaturan border sel juga dapat dilakukan secara langsung dengan menggambar garis pembatas sendiri menggunakan mouse dengan memilih fasilitas Draw Borders melalui ikon Borders. Ketika kita memilih fasilitas tersebut maka akan ditampilkan toolbar Borders untuk melakukan pengaturan border sel.

3. Format Color dan Pattern

Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih. Untuk mengatur format Color dan Pattern, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya

2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard

3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Patterns. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :

• Color, memilih warna latar belakang dari sel
• Pattern, mengubah latar belakang suatu sel dengan corak atau pola tertentu
• Sebelum pilihan warna dan latar belakang diterapkan pada sel, kita dapat melihat contoh tampilan pada kotak Sample

4. Lakukan pengaturan warna dan pola sel sesuai keinginan kita kemudian tekan tombol OK

Selain penggunaan menu Format, pengaturan warna sel dapat dilakukan menggunakan ikon Fill Color pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan kita beri warna kemudian klik salah satu warna yang kita inginkan melalui ikon Fill Color pada toolbar Formatting

5. Format Protection
Untuk menjaga agar data pada sel tidak diubah oleh pihak lain, Microsoft Excel menyediakan fasilitas Protection. Fasilitas tersebut dapat digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak dapat terlihat. Untuk mengatur format Protection, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

• Pilih sel yang akan diubah formatnya
• Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
• Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Protection
• Pada format Protection terdapat dua pilihan yaitu Locked dan Hidden. Locked, digunakan untuk mengunci sel dari perubahan data. Hidden, digunakan untuk menyembunyikan formula pada suatu sel

E. Menggabungkan Sel
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horisontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupas suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Untuk memahami penggabungan sel, dapat dilakukan langkah-langkah berikut :

• Blok sel B2 sampai dengan E2
• Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting
• Secara otomatis sel yang diblok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel

Cara lain untuk menggabungkan sel adalah melalui menu Format - Cells. Pilih tab Alignment kemudian pada pilihan Text Control, tandai kotak di samping Merge cells.

F. Memformat Baris dan Kolom
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita akan menggunakan sel-sel sebagai tempat bekerja. Pada saat mengetikkan data ke dalam suatu sel, terkadang data yang diketikkan tidak mencukupi lebar atau panjang dari sel tersebut. Hal ini dapat diperbaiki dengan mengubah ukuran baris atau kolom.

SUMBER: http://rilangnadhil.blogspot.co.id/2010/02/bab-8.html